Совет один: использовать в документообороте формат PDF (Portable Document Format), или «переносимый формат документов», разработанный компанией Adobe Systems как основу для создания электронных изданий. За границей PDF давно стал одним из стандартов обмена электронными документами. Львиную доля счетов там получают именно в нем (простенький принтер имеется практически у любого пользователя). Желаете бланк налоговой декларации? Извольте загрузить из Сети и распечатать PDF-файл. Практически каждый западный менеджер, научившийся правильно набирать текст, за несколько секунд переведет офисный документ в Portable Document Format. Итак, почему же PDF?
Во-первых, PDF — это кроссплатформенный формат, то есть PDF-документам глубоко безразлична операционная система и аппаратная конфигурация компьютера (чего не скажешь о форматах chm и hlp, «признающих» только Windows). Во-вторых, PDF-документ имеет удобную структуру в виде миниатюр страниц (рис. 1)
и закладок (bookmarks) на нужные фрагменты публикации (рис. 2),
в результате чего мы получаем инструмент для быстрого перехода к тем или иным разделам файла. В-третьих, содержимое PDF-документа будет представлено именно так, как задумано автором очередного бюрократического опуса — при просмотре PDF-файлов возникает ощущение, что нам показывают на экране монитора распечатанный лист25. Дело в том, что PDF-документ как раз и является распечатанным, но в данном случае использовался не физический, а виртуальный принтер.
Знакомая проблема: если в вашей системе отсутствует какой-либо экзотический шрифт, применяющийся в doc-файле, то при просмотре такого документа «экзотика» будет заменена стандартным шрифтом, соответственно, выглядеть документ будет иначе. А если вы к тому же не озаботились поддержкой европейских языков, содержащих буквы с дополнительными элементами (например, некоторые гласные буквы немецкого алфавита), то можете забыть про их корректное отображение. Зато в PDF-документах все выглядит замечательно. И если содержимое документов в форматах doc и xls можно случайно (или намеренно) изменить, то для редактирования PDF-файлов придется обратиться за помощью к специализированным программам. Да и возможности такого редактирования не отличаются многообразием.
Подробно об анатомии PDF-формата мы уже рассказывали26, поэтому напомним лишь основные моменты: PDF следует считать файловым текстовым форматом, содержащим объекты, подобные гипертекстовым ссылкам, доступные только при интерактивном просмотре, а также информацию о размерах и начертании шрифта. Другими словами, PDF дает уникальную возможность отображать текст, графику и другие элементы безотносительно региональных установок и наличия в системе того или иного продукта для просмотра того или иного интерактивного элемента. Если еще проще, то PDF-формат умудряется почти идеально совместить «коня и трепетную лань», предоставив нам такой «зоопарк» в виде единственного компактного файла.
По завершении процесса установки Adobe Acrobat 7.0 помещает в группу «Принтеры» свое устройство Adobe PDF для печати в файл и тесно интегрируется с пакетом MS Office, добавляя в интерфейс знакомых нам приложений свою группу меню Adobe PDF с командами: Convert to Adobe PDF, Convert to Adobe PDF and Mail и Convert to Adobe PDF and Send for Review, а также панель инструментов с тремя одноименными кнопками. В браузере Internet Explorer появляется небольшая панель Convert current web page to an Adobe PDF file.
По умолчанию все параметры настроены на оптимальный результат (меню Adobe PDF» Change Conversion Settings). Включен механизм автоматического создания закладок, формируемых из заголовков офисного документа. Создание закладок возможно из стилей Microsoft Word. Гиперссылки добавляются в PDF-документ автоматически, равно как и все шрифты, использованные в документе.
В дополнительных настройках (кнопка Advanced Settings окна Acrobat PDF Maker) на вкладке Images задаются степень сжатия графики, имеющейся в документе. Чтобы избавиться от постоянного запуска программы просмотра созданного PDF-документа, достаточно снять флажок в переключателе View Adobe PDF Result окна настроек приложения. Созданный файл редактируется в главном окне программы, в том числе без труда изменяются старые закладки и добавляются новые.
Особенность новой версии Adobe Acrobat Professional — это поддержка многослойных документов в технических чертежах, создание PDF-файла нажатием одной кнопки из приложений AutoCAD и Microsoft Visio и встроенный инструментарий для высококачественного вывода (препресс).
Не поверю, что вы ни разу не сталкивались с программой просмотра Adobe Reader (ранее именовавшейся Acrobat Reader). Сейчас на сайте Adobe живет-поживает русифицированная «смотрелка» версии 7.0.5 (27,7 Мбайта), избавившаяся от пресловутой «тормознутости» версии предыдущей. Однако вы можете сделать использование Adobe Reader еще более комфортным, если установите бесплатную крохотную утилиту Adobe Reader Speed Up (140 Кбайт), умеющую отключать лишние плагины «читалки» и, в конечном итоге, увеличивающую быстродействие Adobe Reader.
Еще поклонникам альтернативного софта можно предложить Foxit Reader (2,7 Мбайта), потребляющий гораздо меньше оперативной памяти и не требующий инсталляции (рис. 3).
Так же как и Adobe Reader, он поддерживает закладки документа, великолепно отображает графику, позволяет копировать текст и создавать скриншоты выделенных фрагментов PDF-документа. Причем кнопки инструментальной панели Foxit Reader выглядят так же, как и в Adobe Reader. Единственный недостаток такого решения — отсутствие русификации интерфейса.
Увы, оба продукта бессильны перед запретом, наложенным авторами PDF-публикаций на копирование содержимого документа. В этом случае нам придется созерцать «жизнерадостное» окно (рис. 4).
Просмотр PDF-документа — занятие полезное, но гораздо интереснее процесс самостоятельного создания таких электронных публикаций. Для их создания стандартом де-факто всегда считалась (да и считается) громоздкая и дорогая программа Adobe Acrobat 7.0 Professional (201 Мбайт, $450). Однако же другие разработчики вовремя подсуетились и предлагают альтернативные решения, гораздо более компактные и дешевые (а то и вовсе бесплатные). При установке Adobe Acrobat 7.0 тесно интегрируется с пакетом MS Office и системным браузером, но если при конвертации офисных документов в PDF-формат проблем с отображением кириллицы нет, то при аналогичной операции с русскоязычными веб-страницами созданный PDF-файл абсолютно нечитаем — родной язык превращается в кракозябры.
