Мы стараемся избегать длительных циклов разработки приложений, предназначенных для внутреннего использования. Слишком продолжительные сроки часто сводят к нулю преимущества, поскольку потребности бизнеса постоянно меняются. Компактные децентрализованные процессы обычно решают задачи лучше всего. Лишь очень немногие приложения, такие, как система составления финансовых отчетов, действительно требуют централизации. Работая над решением других внутренних задач, мы всегда старались обходиться небольшими проектами с минимальным числом участников, держа в уме лозунг наших групп разработки коммерческого ПО: «Дата поставки — это одно из существенных свойств продукта».
Решая проблему администрирования штата временных сотрудников, мы стремились избежать такого «монолитного» подхода, но в то же время и не остаться в конце концов с полудюжиной разрозненных приложений, не желающих стыковаться друг с другом в целостную систему. В результате была избрана стратегия создания набора прикладных модулей, в которые с самого начала разработки закладывалось требование совместимости по используемым ими электронным данным.
Список ключевых приложений включает в себя программу корпоративных закупок MS Market, работающую в нашей интрасети; частный узел Интернета, или узел «экстрасети», MS Invoice, через который присылают нам счета агентства, поставляющие временных работников, и другие партнеры; а также ПО фирмы SAP, обслуживающее все наши финансовые транзакции. Поскольку программа HeadTrax, предназначенная как раз для автоматизации кадровой работы, находилась к тому времени уже в промышленной эксплуатации, мы использовали ее интерфейс, к которому «с обратной стороны» подключались различные другие модули. Пользователю достаточно активизировать определенную функцию из HeadTrax, a нужное внешнее приложение запускается автоматически.
Процесс заключения трудового договора начинается с электронного оформления требования на закупку (в данном случае рабочей силы) в приложении MS Market, которое подробно описано в главе 3. Операции создания регистрационных записей временных работников, их найма и администрирования очень похожи на те, что предусмотрены в HeadTrax для штатных сотрудников. Программа MS Invoice обеспечивает прием счетов в электронной форме и позволяет как нанимающему менеджеру, так и агентству по найму контролировать исполнение бюджета. По получении каждого счета нанимающий менеджер может проверить, сколько еще денег остается (и остается ли) на счету соответствующего заказа. А агентства по найму сверяют с помощью системы полученные суммы с выставленными счетами. Если попытаться выставить счет на сумму, превышающую остаток по соответствующему заказу, он не будет принят. Если же агентство решит повысить ставку своего работника, менеджеру Microsoft достаточно одного нажатия на кнопку мыши, чтобы утвердить или отвергнуть это изменение в контракте.
У вдумчивого читателя может возникнуть вопрос, а зачем нам вообще нужны все эти счета, электронные или нет? В конце концов, ведь удалось же лидерам ряда производственных отраслей исключить их из своего документооборота. Классическим примером может служить корпорация Ford, обходящаяся без счетов при закупке комплектующих. Когда партия запасных частей поступает на склад, приемщик просто вводит в электронную систему сообщение об этом, и механизм перечисления платежа поставщику запускается автоматически. Производитель получил комплектующие, а поставщик — деньги. Кому нужны счета — хотя бы даже и электронные?
Мы поэкспериментировали с этим подходом, однако натолкнулись на ряд сложностей, обусловленных отличиями услуг от товаров. В производстве каждый компонент имеет свой инвентарный номер. А при получении «рабочих часов» временного участника проекта организовать их учет аналогичным образом оказывается не так просто. Агентству, из которого он пришел, необходимо ассоциировать каждый полученный платеж со своим конкретным работником и конкретной рабочей неделей, что очень непросто сделать, не пользуясь такой справкой, как выставленный и оплаченный счет. Создание системы платежей без выставления счетов, которая устраивала бы наших поставщиков, остается пока делом будущего. Уже и создание полностью электронного процесса документирования работы временных сотрудников, позволяющего легко получать доступ ко всей необходимой информации в любое время, потребовало от нас значительных усилий.
Плохо организованный процесс администрирования потребляет вдесятеро больше времени, чем сама работа, — это азбучная истина. В литературе можно найти множество примеров того, как в результате реинжиниринга продолжительность тридцатидневного цикла удавалось сократить до трех дней или десятидневного — до одного дня. Хорошо организованный процесс не допускает пустой траты времени, а технологические достижения повышают производительность труда при выполнении реальной работы. Наше новое ПО автоматизации документооборота, связанного с привлечением временных сотрудников, тоже должно повысить скорость процесса, но это усовершенствование будет не самым главным. Для бизнеса намного важнее повышение качества надзора за процессом заключения контрактов с временными работниками со стороны высшего руководства и гарантия соблюдения всеми утвержденных правил. И даже еще более важно то, что мы получим возможность вести учет качества выполненной работы от контракта к контракту и строить свои отношения с конкретными людьми на этой основе.
Будьте готовы к эксперименту с новыми процессами и новыми технологическими решениями. Никто не может заранее предугадать все сложности и особенности, связанные с переходом на новую схему или приложение. Без опыта реальной эксплуатации продукта разработчику не определить, что сделано правильно, а что не вполне. Кроме того, получив новинку в свое распоряжение, пользователи немедленно начинают изобретать различные способы ее применения и предлагать дальнейшие усовершенствования и расширения. Убедившись, насколько выигрышно использовать HeadTrax для кадровой работы, на примере штатного персонала, мы поняли, что могли бы автоматизировать таким же образом и документооборот, связанный с использованием труда временных работников. А едва освоившись с выгодами этого подхода к управлению кадровыми перемещениями — начали осознавать, что, дополнив HeadTrax некоторыми функциями сбора статистики, получили бы возможность проследить закономерности изменения численности работников на протяжении годового цикла и учесть их при составлении бюджетов. Эта группа функций должна быть реализована уже в следующей версии программы.
Сложность — смерть для любого проекта в области реинжиниринга, а для связанного с высокими технологиями — в особенности. Согласно статье, опубликованной в TheWallStreetJournal, данные опроса, проведенного в 1996 году исследовательской фирмой Standish Group International среди 360 компаний, показывают, что 42% проектов, связанных с внутрикорпоративным применением информационных технологий, были свернуты до своего завершения. Камнем преткновения, по мнению автора статьи, как правило, становилась сложность; он говорит о «чудовищных» размерах попусту затраченных средств и о том, что «чем проект крупнее, тем выше вероятность завершения его провалом (и тем дороже этот провал обойдется)» [Bernard Wysocki Jr. «Pulling the Plug: Some Firms, Let Down by Costly Computers, Opt to "De-Engineer'». The Wall Street Journal, 30 April 1998.].
Проекты, рассчитанные на 3-4 месяца, имеют в среднем значительно больше шансов на успех. Сжатые сроки заставляют решительнее идти на необходимые компромиссы, избегать сложности и не отвлекаться от главного. Никто не ставит в подобных случаях целей, в достижимости которых есть какие-либо сомнения. А если краткосрочный проект все же потерпит неудачу — такое по разным причинам иногда случается, — потери времени и денег оказываются не слишком велики. К тому же психологически намного легче свернуть работу и перебросить ее исполнителей на другой участок бизнес-фронта, если люди еще не успели положить на проект целый год жизни.
