• создать четкие и понятные для сотрудников компании и контрагентов правила работы с дебиторской задолженностью;

• определить возможную сумму оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность путем предоставления клиентам отсрочки платежа;

• сформировать систему кредитных условий для клиентов, в том числе систему скидок и штрафов;

• сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита;

• разработать схемы мотивации персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности;

• сформировать процедуры сбора дебиторской задолженности, в том числе связанные с взысканием просроченной задолженности самостоятельно, а также в судебном порядке;

• построить эффективную систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

Для решения указанных задач необходимо осуществить ряд мероприятий.

Первое, что необходимо сделать, – это провести мониторинг текущей «дебиторки» и проанализировать предшествующие периоды, с тем чтобы понять, каков среднемесячный размер дебиторской задолженности, каково соотношение плановой и просроченной задолженностей, какова величина проблемной (сомнительной) и безнадежной с точки зрения взыскания «дебиторки» и т. п.

Очень удобно проводить анализ дебиторской задолженности с использованием возможностей электронных таблиц. Во-первых, для проведения необходимых вычислений можно задать необходимые формулы, а во-вторых, полученные в результате вычислений данные можно увидеть в наглядной форме в виде графиков, диаграмм и т. п. На рис. 1.1 представлен пример возможностей электронных таблиц для анализа дебиторской задолженности в разрезе сроков ее возникновения.

Практическое задание № 3

Подумайте, посчитайте и запишите ответы на следующие вопросы:

Каков среднемесячный размер дебиторской задолженности по вашей компании?

Каков средний период ее оборачиваемости?

Каковы величины задолженности (в денежном и процентном отношении от общего объема задолженности) со сроком просрочки:

• до 45 дней;

• от 45 до 90 дней;

• от 90 до 250 дней;

• свыше 250 дней.

В какой стадии находится работа по каждому долгу? Каковы перспективы?

Кто занимается этими вопросами?

Есть ли у вас безнадежные с точки зрения взыскания долги? Каков их размер (в денежном и процентом отношении от общего объема задолженности)?

Второе: важно определить размер оборотных средств, которые можно направить на формирование дебиторской задолженности путем предоставления клиентам отсрочки платежа. При решении этого вопроса необходимо ориентироваться на размер денежных обязательств, которые компания должна всегда выполнять к определенному сроку (заработная плата сотрудников, уплата налогов, аренда офиса, расчеты с поставщиками и т. п.). Также необходимо ориентироваться на условия, в которых компания ведет бизнес. Рынок с высокой конкуренций, где практически все работают на условиях отсрочки платежа, – одна крайность, и рынок практически без конкуренции, где вы единственный поставщик или подрядчик, – другая.

Рис. 1.1. Пример электронной таблицы для анализа дебиторской задолженности

Практическое задание № 4

Определите, какой процент составляет дебиторская задолженность от общей суммы оборотных средств на сегодняшний день.

Оцените все факторы и подумайте, каков оптимальный размер оборотных средств, которые вы можете направить на формирование дебиторской задолженности путем предоставления отсрочек платежа.

Подумайте и запишите, как можно прийти к желаемому среднемесячному размеру дебиторской задолженности.

Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». В дополнение к практическому заданию № 4 также рекомендую составить платежный баланс, в котором в одной колонке вы отразите даты и суммы денежных поступлений вам, а в другой – даты и суммы ваших обязательных платежей. На основе составленного документа вы сможете увидеть, что отсутствие денежных средств на вашем расчетным счете на дату оплаты налогов приведет к начислению пени, на дату погашения кредитов – к штрафам и потере положительной кредитной истории, на день выплаты заработной платы – к потере лояльности сотрудников, на день оплаты поставщику – к срыву поставок.

Третье: необходимо определить механизмы проверки клиентов на благонадежность и платежеспособность, а также разработать типовые условия работы с клиентами. Условия работы с клиентами должны быть различными в зависимости от суммы сделки, длительности предоставляемой отсрочки, уровня риска просрочки оплаты. Обязательно должна быть предусмотрена повышенная цена товара (работы, услуги) за предоставление клиенту отсрочки платежа. Определяя надбавку за отсрочку платежа, стоит ориентироваться на существующую ставку рефинансирования Центрального банка РФ и размер банковского процента по краткосрочным кредитам. Клиент, приобретая ваш товар (услугу, работу), должен платить больше по сравнению с ценой, которую он бы заплатил в случае предоплаты. В то же время контрагенту должно быть выгоднее взять товар у вас на условиях отсрочки платежа, нежели получить кредит в банке и заплатить вам предоплату. Поэтому ваша надбавка должна быть больше существующей ставки рефинансирования Центрального банка РФ, но меньше размера банковского процента по краткосрочным кредитам.

Скрипник Олег, внутренний аудитор интегрированной системы менеджмента, инженер по маркетингу ООО «Волгоградсервис». Чем выше уровень конкуренции на рынке, тем больше компания должна уделять внимание изучению условий кредитования клиентов, которые предоставляются другими игроками рынка. В противном случае компания может установить слишком высокий уровень надбавки за отсрочку платежа и потерять часть клиентов, которые перейдут к конкурентам, предлагающим более выгодные условия кредитования.

Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». Предоставление отсрочки клиентам – это вымывание оборотных средств. То есть, недополучая оборотные средства от покупателей, компания вынуждена привлекать кредиты. А основная особенность кредитов – это платность. Из моей практики я знаю, что если пересчитать отсрочку, предоставленную покупателям, на стоимость процентов по привлеченным кредитам, то в результате очень часто получается, что компания торгует себе в убыток (т. е. с отрицательной наценкой). Именно поэтому важно устанавливать повышенную стоимость на товары (работы, услуги), которые предоставляются клиентам с отсрочкой платежа.

Также вы должны четко определить, какие способы обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство и т. п.) необходимо использовать для того или иного типа сделки, кто из сотрудников компании имеет право заключать соответствующую сделку и т. п.

Разработанные условия работы с клиентами необходимо оформить в виде типовых форм договоров для каждого типа сделки. Полномочия на заключение сделок прописать в форме соответствующих доверенностей.

Все разработанные условия можно свести в таблицу (пример см. табл. 1.1).

Таблица 1.1

Практическое задание № 5

Заполните приведенную таблицу (1.1) данными по вашему бизнесу.

Четвертое: необходимо определить основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц, ответственных за соответствующий этап.[12] Удобно это сделать в табличной форме. Возможные варианты (не являющиеся догмой) приведены ниже, в табл. 1.2–1.6.