В трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основания прекращения трудового договора;

3) сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, присвоение звания лучшего по профессии и другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки предназначена для занесения сведений о работнике и заполняется в его присутствии. Эти сведения имеют важное юридическое значение для трудящихся, являясь прежде всего подтверждением принадлежности трудовой книжки ее владельцу. Внесение сведений о работнике осуществляется при заполнении трудовой книжки лицам, поступающим на работу впервые, а также при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша к ней.

Фамилия, имя и отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Сокращение или замена имени и отчества инициалами не допускаются.

Внесение сведений об образовании (среднее, среднее специальное и высшее) производится только на основании соответствующего аттестата, удостоверения, диплома. В тех случаях, когда работник имеет незаконченное среднее или незаконченное высшее образование (в том числе продолжая обучение в учебном заведении), запись о таком образовании также производится лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.).

После проставления даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (его подпись должна быть разборчива, после этого подпись заверяется печатью организации (или печатью отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

При изменении работником фамилии, имени, отчества, приобретении новой специальности и т. п. записи в трудовых книжках об этом производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются, например, прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, организации.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в строгом соответствии со штатным расписанием.

Перевод работника на другую постоянную работу в том же предприятии, организации оформляется так же, как и прием на работу. Временные переводы на другую работу (например, в связи с производственной необходимостью, простоем) в трудовых книжках не отмечаются.

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника – копии документов, связанных с работой.

В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок, в частности, в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

При возникновении у работника необходимости получить в любое время, в том числе и в период его работы, трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, он вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением об этом. Не позднее трех дней со дня подачи этого заявления работодатель обязан выдать работнику копии этих документов (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Примерный текст правил ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия

I. Общие положения.

1.1. Настоящие правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек работников…(указать наименование предприятия в соответствии с учредительными документами) (далее – предприятие).

1.2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия.

1.3. Ведение и хранение трудовых книжек работника, проработавшего на предприятии в качестве основного места работы пять и более дней, осуществляется отделом кадров службы персонала. Ответственность за организацию надлежащего ведения и хранения трудовых книжек работников предприятия возлагается на начальника отдела кадров службы персонала.

II. Ведение трудовых книжек.

2.1. Оформление трудовой книжки работнику предприятия, принятому на работу впервые, осуществляется отделом кадров службы персонала в присутствии работника в срок не более 7 дней с даты приема на работу.

2.2. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике предприятия:

2.2.1. Фамилия, имя, отчество.

2.2.2. Дата рождения (число, месяц, год).

2.2.3. Образование, профессия, специальность.

2.2.4. Сведения о выполняемой работе.

2.2.5. Сведения о переводе на другую постоянную работу.

2.2.6. Сведения о награждении за успехи в работе.

2.2.7. Сведения об увольнении и основаниях для увольнения.

2.2.8. Иные сведения, внесение которых в трудовую книжку не противоречит законодательству.

2.3. Сведения о взысканиях в трудовую книжку работника предприятия не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (досрочное расторжение с работником трудового договора по инициативе предприятия). Записи о премиях, предусмотренных оплаты труда или выплачиваемых работнику предприятия на регулярной основе, в трудовую книжку также не вносятся.