Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.

Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

Документирование.

1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).

4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.

5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

Организация работы с документами.

1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.

3. Составление номенклатуры дел.

4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.

6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.

7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.

Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.

Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ – это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом, общая функция всех документов – способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование – подготовка различных планов, учет – составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование – издание инструкций, методических указаний и т. д. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:

1) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

2) организационные (уставы, учредительные договоры);

3) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

4) справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

Существует несколько признаков классификации документов.

Их можно представить в виде следующей таблицы.

В зависимости от обстоятельств какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

От правильной организации документооборота предприятия зависит эффективность его работы. Этому вопросу всегда уделялось немало внимания и средств. Электронная техника стала реальной необходимостью для документационного обеспечения управления предприятием. С появлением компьютерных технологий стало возможным работать с документами намного быстрее, проще, эффективнее, чем раньше.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными технологиями».

Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации и учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов надо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повысится, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки заменяют неполные, неудобные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Его легко пересылать по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражировать, дополнять, редактировать.

Преимущества электронных документов можно перечислять долго, но правовые аспекты порой ставят непреодолимые препятствия его внедрению и развитию. Для электронного документооборота не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Простота копирования создает большие угрозы секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается.

И все же плюсов у электронного документа намного больше, чем минусов.

Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

• юридическую силу;

• оперативное и качественное составление и исполнение;