Хронометрист обращает внимание на согласованные временные рамки собрания и удерживает в них группу, при необходимости оговаривая продление обсуждения определённых вопросов повестки или всего собрания в целом.

Писарь играет существенную роль на собрании: он следит за решениями, ведёт записи или протоколы, собирает отчёты, а также обращает внимание на незаконченные решения, например: кто собирается сделать это и это и когда? Писарь также может при необходимости предоставить резюме обсуждения. См. здесь руководство по составлению протокола.

Привратник полезен на публичных собраниях, или когда некоторые люди могут опоздать. Привратник встречает новых или опоздавших людей и вводит их в курс дела: поясняет цели собрания, что было решено из повестки, как принимаются решения, а также предоставляет информацию о бытовых условиях (где есть чайник или туалет). Привратник может предотвратить прерывание хода собрания для повторения всего сказанного каждый раз, когда кто-то новый входит в комнату.

На очень больших собраниях целесообразно иметь координатора, ответственного за место, оборудование, еду, напитки и уведомления. Координатор также может собирать людей, чтобы начать вовремя.

Фасилитация процесса достижения консенсуса

Помочь группе достигнуть консенсуса — значит помочь всем участникам группы ясно высказать свои потребности и точку зрения, определить точки соприкосновения и найти пути разрешения любых противоречий. Активное слушание, обобщение и синтез — навыки, которые помогают фасилитатору этого добиться.

Активное слушание: когда мы активно слушаем, мы останавливаем свой мыслительный процесс и всё внимание обращаем к говорящему. Мы делаем целенаправленное усилие для понимания позиции другого человека и его основных потребностей.

Обобщение: краткое и точное подытоживание того, что было сказано ранее, может действительно помочь группе продвинуться с принятием решения. Отметьте точки соприкосновения, а также неразрешённые противоречия. Удостоверьтесь, что вы сделали это правильно.

Синтез: найдите точки соприкосновения и любые связи между, казалось бы, противоречивыми идеями и соедините их в одно предложение. Сосредоточьтесь на решении, которое принимает во внимание базовые потребности и ключевые опасения группы.

Больше об этом смотрите в главе 1 «Принятие решений путём консенсуса».

Фасилитация собраний: от начала до конца

В этом разделе мы рассмотрим те задачи, которые, возможно, потребуется взять на себя фасилитатору собрания. Чем бы ни занималась ваша группа, хорошие собрания жизненно необходимы для успешной совместной работы. Все собрания разные. Не все упомянутые пункты могут быть подходящими — используйте свою проницательность и нововведения. Несмотря на то, что эти задачи важно выполнять, это не значит, что это всё должен делать фасилитатор! Привлекайте желающих из группы к помощи в фасилитации. Убедитесь, что цели группы и ожидания участников от фасилитатора всем ясны. Это позволяет надлежащим образом использовать инструменты и предложения.

Подготовка собрания

1. Найдите время, когда большинство людей смогут прийти. Примите во внимание типичные ежедневные занятия, такие как уход за детьми, работа, время ужина.

2. Найдите место для собрания, достаточно большое, чтобы вместить всех с комфортом. Убедитесь, что место доступно: может ли человек на инвалидной коляске или с нарушениями слуха поучаствовать в собрании, насколько это легко для него? Не отпугивает ли кого-нибудь само место проведения (бары или религиозные места могут иметь такой эффект)? В конце концов, ясно ли вы объяснили расположение в своём объявлении о собрании? В главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой» описано, как договариваться о доступном месте, а также упомянуты другие практические вопросы (здесь).

3. Проверьте, есть ли у кого-нибудь в группе особые потребности, так вы сможете подготовить фасилитацию в соответствии с ними: даже небольшие изменения в стиле фасилитации и внимательный выбор упражнений могут помочь людям с ограниченными возможностями принять полное и активное участие в собрании. Наиболее важный шаг — поговорить с каждым, кто сталкивается с проблемой доступности, в идеале заранее. Они лучше всего подскажут, каким образом фасилитатор может вовлечь их в групповую работу. Это может помочь понять отношение людей к своему участию: кто-то хочет принимать полное участие в собрании группы, в то время как другой может вообще не беспокоиться, что он не пишет что-то на флипчарте вместе с остальными. Осведомлённость об их отношении может также помочь вам оценить, в чём и как предложить поддержку — один человек может быть признательным за постоянное внимание к нему со стороны фасилитатора, а другому оно может показаться смущающим или раздражающим! Осознание этих пожеланий поможет вам подготовить упражнения и правильно распределить время.

4. Подготовьте эффективную повестку собрания.

5. Убедитесь, что каждый проинформирован о времени, месте и содержании собрания. При необходимости разошлите предварительные материалы. Не полагайтесь только на почту или социальные сети, если вы не уверены, что каждый имеет доступ к Интернету или регулярно им пользуется.

6. Учитывайте физические условия, такие как температура, качество воздуха, видимость и слышимость. Подумайте о любых возможных специфических нуждах и о том, как их удовлетворить. Организуйте сидячие места так, чтобы все были включены, — некоторые группы считают круг наилучшим вариантом, потому что это позволяет всем видеть друг друга, в то время как другие группы предпочитают ряды, таким образом, чтобы люди могли выбрать место в соответствии с тем, насколько вовлечёнными в группу они себя ощущают. В случае рядов многие группы считают удобным «V»-образное расположение (подобно журавлиному клину).

7. Соберите материалы, необходимые для собрания, например, часы, ручки, маркеры, доски, письменные презентации и предложения.

8. Найдите помощника фасилитатора, который сможет при необходимости сменить основного фасилитатора, если тот устанет или захочет принять более активное участие в дискуссии.

Повестка собрания

Хорошо структурированная повестка крайне необходима для успешного собрания. Фасилитатор может помочь группе составить повестку, которая будет сосредоточена на целях собрания и будет реалистичной. Помните: если собрание длится всего один час, на повестке должны быть только те пункты, которые можно решить за этот час!

Вы можете либо составить повестку в начале собрания, либо подготовить её заранее. Важно, чтобы каждый имел возможность добавить пункт и чтобы повестка была согласована со всеми участниками собрания.

Чтобы составить повестку, вначале определите цели собрания, а затем соберите пункты повестки со всей группы, желательно заранее. Оцените время, необходимое для каждого вопроса. Подумайте о приоритетах для этого собрания: что можно отложить на другой раз или обсудить в отдельной рабочей группе? Подумайте об эффективных инструментах для ведения спорных дискуссий. Решайте трудные вопросы после того, как группа разогрелась, но до того, как все устали. Чередуйте короткие и длинные вопросы. Чем должно начаться и закончиться собрание? Запланируйте перерыв, особенно если собрание длится больше, чем полтора часа. Запланируйте подведение итогов и оценку собрания ближе к концу, чтобы в следующий раз не повторять ошибки.

Запишите предложенную повестку, чтобы все могли её видеть (например, на доске или флипчарте) или сделайте копии на всех. Это будет полезно во время собрания, а также демократизирует процесс формирования повестки.

Подумайте, что вы сможете убрать или урезать, если обсуждение превысит предполагаемые временные рамки. Имейте в запасе пару предложений.