Имеет ли каждый доступ к оборудованию (компьютеры, камеры, микрофоны) и программному обеспечению (интернет-браузеры и прочие программы)? Все ли используемые различные версии программ совместимы?
В то время, когда вы договариваетесь о времени или временных рамках собрания, убедитесь, что у каждого есть вся необходимая информация для принятия решений: доступна ли каждому повестка, протоколы предыдущих собраний, информационные материалы и прочее?
В режиме реального времени или нет ?
Коммуникации в режиме реального времени происходят тогда, когда вы и другие люди можете немедленно отвечать на то, что было сказано, поэтому ход беседы быстрее.
Но если вам нужно ждать ответа, тогда это коммуникация не в режиме реального времени. Хотя не очень удобно взаимодействовать не в реальном времени, но это может дать людям больше времени на обдумывание или возможность ответить в более подходящее для них время.
Стили фасилитации
Фасилитация виртуального собрания в реальном времени должна быть предельно чёткой; на собрании лицом к лицу она могла бы показаться излишней. Поскольку мы не можем принимать визуальные знаки друг от друга и от фасилитатора, люди могут просто начать говорить одновременно и отклоняться от темы. Чётко поясняя, что происходит, фасилитатор может помочь группе понять, на какой стадии находится обсуждение и когда следует говорить или печатать.
Хотя и на «нормальном» собрании лицом к лицу важны перерывы, частое подведение итогов и понимание процесса, то, когда вы не видите друг друга, эти вещи становятся ещё важнее, однако о них легче забыть. Поэтому:
планируйте регулярные перерывы — может быть сложнее сконцентрироваться на виртуальном собрании, чем на реальном. При необходимости разбейте собрание на части;
часто подводите итоги — очень просто потеряться в теме электронной почты или чата (используйте несколько каналов коммуникации — если вы пользуетесь IP-телефонией, опубликуйте резюме на вики: это будет напоминать каждому текущее состояние обсуждения);
следите за людьми, которые не участвуют в процессе — очень просто проглядеть «тихих» участников, когда вы не видите их;
обсуждайте только один вопрос за раз — если вы используете вики, создайте для каждого пункта отдельную страницу, при использовании электронной почты каждый вопрос должен иметь отдельный (относящийся к делу и понятный!) заголовок темы;
если вы используете инструменты реального времени, запишите имена людей, которые хотят сказать, прежде чем следующий человек начнёт говорить.
Структура вашей группы
Прежде чем вы настроите продуманную систему для вашего виртуального собрания, подумайте, как уменьшить продолжительность собрания, например, может быть сложнее принять решение на виртуальном собрании с большим количеством людей. Если вы можете разбиться на подгруппы (например, ответственные за рекламу, организацию места собрания, материалы), тогда всем не придётся обсуждать всё. Вместо этого встречаться будут только несколько человек в конкретной рабочей группе, что поможет упростить виртуальные собрания.
Достоинства и недостатки различных средств коммуникации
Коммуникации в режиме реального времени
IP-телефония, конференции по телефону — каждый присутствует на собрании.
«За» и «против»:
+ Возможно, самый «естественный» способ коммуникации из всех.
+ Протоколы должны вестись человеком.
– Доступ к телефону и Интернету может быть дорогостоящим.
– Задержка и эхо могут быть препятствием.
Подсказки и решение возможных проблем:
Перед началом собрания напомните участникам не удерживать звонок, если их телефон издаёт звуки: музыку или гудки.
Письменные коммуникации в реальном времени
Чат — каждый «присутствует» на собрании.
«За» и «против»:
+ Легко использовать ввиду простоты технологии.
– Люди, способные быстро печатать, имеют тенденцию доминировать в обсуждении.
Коллективные редакторы (не или в реальном времени)
Каждый присутствует на собрании или наблюдает за её ходом, когда есть время.
«За» и «против»:
+ Зачастую программное обеспечение для совместного использования включает функцию чата, полезную для мгновенного отклика и обсуждения формулировок.
+ Легко сохранить обсуждение, поэтому нет необходимости вести протоколы.
– Сложно отследить «тихих» участников.
Письменные коммуникации не в реальном времени
Электронная почта, рассылки, форумы, вики, блоги, СМС, почта — нет необходимости физически присутствовать на собрании.
«За» и «против»:
+ Позволяет вести более глубокую дискуссию, поскольку люди имеют больше времени подумать над своими ответами — больше времени, чтобы определить наилучшие предложения и идеи.
+ Остаётся запись, по которой относительно просто производить поиск на последующих стадиях.
+ Конечное время, которое каждый участник тратит на обсуждение, может быть меньше, чем на собрании лицом к лицу или в чате.
+ Легко обмениваться информацией (такой как повестки или справочная информация) и более сложными мыслями.
– Люди, у которых больше свободного времени и есть постоянный доступ в Интернет, могут доминировать в ходе обсуждения.
– Может понадобиться больше времени на принятие решений из-за высокой задержки между ответами.
– Важные и относящиеся к делу мысли могут «утонуть» в море слов, хотя дело может спасти фасилитатор, регулярно подводящий итоги обсуждения.
Советы и решение возможных проблем:
Ответы могут сначала посылаться фасилитатору, который будет регулярно рассылать всем систематизированную информацию. Таким образом, ящик входящих писем не будет засоряться так быстро.
Фасилитатор может часто высылать резюме всех сообщений, включая резюме обсуждения и любые предложения или решения. Людям будет проще понять суть обсуждения, если они не принимали участие в дискуссии или у них не было свободного времени.
Фасилитатор должен установить последний срок для ответа, но прежде всего рассматривайте возможности людей и наличие доступа к Интернету, убедитесь, что у каждого есть шанс поучаствовать в обсуждении!
Для того, чтобы обсуждение продвигалось вперёд, можете договориться, что, если люди не отвечают на предложение в течение определенного срока, считается, что они согласны. Для важных решений фасилитатору следует свериться с каждым, кто не ответил явно, поддерживает ли он решение, воздерживается или просто не имел доступа к компьютеру.
Пример собрания в чате
Иллюстрация того, как можно фасилитировать виртуальное собрание:
Фасилитатор: Хорошо, давайте начнём. Для повторения — «сигналы», которые мы будем использовать: если вы хотите говорить, поднимите руку вверх, напечатав букву «Р».
Фасилитатор: Если у вас прямой ответ, поднимите две руки, напечатав «РР».
Фасилитатор: Я дам вам знать, когда придёт ваша очередь говорить. Не забудьте напечатать «К», когда закончите. Давайте начнём.
Фасилитатор: Первый пункт повестки: договориться насчёт места проведения семинара на выходных. Кто-нибудь знает место, которое мы могли бы использовать? К
Вася: Р
Катя: РР
Марина: Р
Фасилитатор: Катя, я вижу у тебя прямой ответ, затем ответят Вася и Марина. К
Катя: Я поговорила со всеми людьми, которые планируют прийти. Можем ли мы гарантировать, что место будет доступным и безопасным для детей?
Фасилитатор: Катя, ты закончила? Пожалуйста, не забывай печатать «К», когда ты полностью высказалась. К
Катя: К
