ОТ УСИЛИЯ К ЭФФЕКТИВНОСТИ

У человека может быть множество дел, но при этом он будет продолжать эффективно функционировать с ясной головой и приятным ощущением расслабленности и контроля над ситуацией17.

Дэвид Аллен, автор книги Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity[9]

Из этой главы вы узнали, как расставлять приоритеты, справляться с отвлекающими факторами и экономить время. Таким образом, мы уже определились с тем, что нужно делать. Далее мы перейдем к обсуждению, как это делать. Следование принципу «процесс важнее содержания» означает, что вы должны выбрать наиболее эффективный подход прежде, чем прыгать в омут с головой. Едва ли вы сможете двигаться в правильном направлении к поставленной цели, если будете разрываться между встречами и проектами и находиться под постоянным давлением того, что «надо сделать». Это залог неэффективности и возможной необходимости переделывать ту же работу. У вас всегда будет слишком много работы, поэтому вопрос в следующем: как выполнить ее качественнее и быстрее?

Вместо многозадачности концентрируйтесь на чем-то одном

Если ваша работа сопровождается постоянным стрессом, вам кажется, что вашим спасением может стать многозадачность. Это миф! В действительности вы только утрачиваете эффективность и концентрацию, каждый раз переключаясь между задачами и проектами. Разрываясь между разными областями на протяжении всего дня, вы рискуете тратить на каждую задачу на 30% больше времени и делать в два раза больше ошибок18. Как вы думаете, чьи результаты в эксперименте на выполнение заданий на мышление были лучше — людей, которые распылялись между задачами, или тех, кто находился под воздействием марихуаны? Вы угадали: результаты тех, кто практиковал многозадачность, оказались хуже.

Как научиться управлять вниманием? Постоянно концентрироваться на чем-то одном. Наша оперативная память может удерживать не более семи единиц информации. Выполняя одновременно несколько дел, вы отказываетесь от определенной части вашей рабочей памяти в пользу новой задачи — в таком состоянии просто глупо полагаться на память.

Один из наиболее важных навыков для достижения успеха в современном мире — способность уделять полноценное внимание тому, чем вы заняты в определенный момент, а затем всецело переключать внимание на новую задачу. Если кажется, что все проблемы свалились на вас одновременно, то, как советует профессор Джоул Нигг из Орегонского университета здоровья и науки, «уделите 100% вашего внимания кризису и сконцентрируйтесь на чем-то одном. Если вы потратите время на проблему, но не решите ее, вам придется к ней вернуться. Вместо этого запишите проблему, требующую решения, полностью посвятите ей свое время и внимание и примите все меры для завершения дела. Затем переключите 100% вашего внимания на следующую ситуацию»19. По мнению Дэвида Рока, научившись этому, «вы будете видеть более точную картину происходящего. Кроме того, вы станете меньше зависеть от своего прошлого опыта, привычек и ожиданий»20. Это поможет вам расслабиться и принимать правильные решения в стрессовой ситуации.

Делайте все как следует с первого раза

Сколько раз после встречи вы думали, что перед вами поставили четкие задачи, а потом оказывалось, что вы сделали не то, что от вас ожидали получить? Это раздражает! Попробуйте применить следующий метод. Получите необходимые вам инструкции до того, как выйдете за дверь. Во-первых, представьте меры, которые вам потребуется предпринять, когда вы вернетесь на свое рабочее место. Затем задайте вопросы, с которыми, как вам кажется, вы столкнетесь по мере выполнения поручения. Порой руководители не очень четко формулируют для себя задачи, которые ставят перед подчиненными. Например: требуется ли вашему руководителю краткий или подробный анализ данных? С разбивкой по годам или по месяцам?

Кому еще отправить копию отчета? Прежде чем с головой погрузиться в работу, проанализируйте все, что вы услышали, и подумайте, как вы планируете выполнять поставленную задачу. Затем попросите подтверждения. Это поможет вам подготовить все, что необходимо, и избежать лишней работы.

У вашего руководителя или клиентов семь пятниц на неделе? Тогда вы можете выполнить «свои 50%» следующим образом. Помогите им обдумать ситуацию и «проиграть» несколько вариантов ее развития. Так им не придется возвращаться к ее обдумыванию впоследствии и менять свое мнение. Можно, например, сказать: «В прошлый раз мы пробовали делать вот так, и получилось следующее… Возможно, в этот раз стоит попробовать другой способ, чтобы избежать таких незапланированных последствий?»

Планируйте встречи и подготовку к ним

Как вы планируете встречи? По принципу, осталось ли свободное время в вашем рабочем графике? Мне кажется, что так и есть! Но такой подход нельзя назвать целенаправленным. Следующие рекомендации могут оказаться полезными независимо от того, планируете эту встречу вы сами или ее планируют за вас.

Если необходимо провести встречу, остановитесь на минутку и задайте себе несколько вопросов. Например: каким должен быть мой вклад? Кто еще будет участвовать, а кто может помочь в ее подготовке? Если встреча не связана непосредственно с вашими целями, задумайтесь, может быть, вам стоит отклонить приглашение или просто попросить резюме повестки дня и принятых решений. Уточните, посвящена ли встреча различным темам или только вопросам, находящимся в вашей компетенции. В первом случае узнайте, можно ли вам присутствовать только на той части встречи, которая касается непосредственно вашей работы. Узнайте, можно ли использовать конференц-связь или отправить на встречу кого-то другого вместо себя. Когда в своем рабочем графике вы определяете время проведения встречи, сразу же выделите время для ее подготовки и последующего анализа результатов. Когда вы ведете встречу, у вас должна быть четкая повестка дня: вы должны понимать цель присутствия каждого участника и завершить встречу сразу, как только поставленные цели будут достигнуты.

Показывайте свои способности в самом начале

Ваша способность добиваться результата и избегать проблем должна проявиться в самом начале процесса, проекта или отношений, а не в конце. Действительно, результаты исследования продуктивности деятельности свидетельствуют о том, что минута, потраченная на планирование, экономит девять минут необдуманной работы.

Синди Морган, вице-президент по вопросам обучения и повышения квалификации в Лангонском медицинском центре при Нью-Йоркском университете, высказалась в том же ключе, когда объясняла, как ей удалось успешно провести масштабные процессы по изменению организационной структуры. «Самое важное в проекте — это начало, — убеждена она. — Предварительный этап, на котором вы оговариваете условия, играет решающую роль. Если проект слишком масштабен или для его реализации недостаточно ресурсов или времени, это значит, что вы создали стрессовый сценарий, поскольку ваши усилия могут и не оправдаться. Первоначальная фаза — это ваше время, чтобы проанализировать “минимум и максимум, которого можно добиться”, чтобы впоследствии согласовать ваши возможности с потребностями ваших клиентов»21.

Независимо от того, являетесь ли вы членом команды или ее лидером, важно придерживаться принципов управления проектами: заранее оговорите исходные условия проекта, план его реализации, а также условия его контроля.

Когда вы только начинаете сотрудничество с новым деловым партнером, помощником или руководителем, избыток коммуникации лучше, чем ее недостаток. Уточните, какой формат коммуникации они предпочитают, и расскажите, как можно выстроить оптимальную схему работы с вами. Если вы предоставляете профессиональные услуги, то предварительная фаза обсуждения условий с клиентом формирует ожидания от всего сотрудничества в целом: потом всегда намного сложнее вернуться назад и что-то изменить, чем сразу все сделать как надо. В этот момент вы чувствуете себя уязвимым, поскольку вы еще не получили работу и не доказали свою ценность. Поэтому, вместо того чтобы обсудить условия работы и систему вознаграждения, вы, вероятно, думаете: «Сейчас пусть они идут, мы поговорим об этом потом». Если именно так вы обычно и поступаете и если вас все же утвердили для выполнения проекта, постарайтесь избежать создания замкнутого стрессового круга — заранее обсудите время дополнительного общения с клиентом или условия внесения изменений.