Конец 1708 года и первые шесть месяцев следующего года Петр находился вдали от армии. Он не намечал генерального сражения ни в зимние, ни в весенние месяцы 1709 года, так как полагал, что время к тому не приспело — неприятель еще недостаточно измотан. Рисковать царь не хотел, ибо, как он говорил, можно утратить «на одной баталии главной счастие и благосостояние всего государства».

Относительное затишье в зимние месяцы позволило Петру уделить время и внимание, помимо армии, другим заботам. В Сумах, где царь находился около полутора месяцев, его можно было видеть за просмотром напечатанных книг, чтением переводов, составлением указов об организации губерний, совершенствованием гражданского шрифта.

Иван Алексеевич Мусин-Пушкин, ведавший печатным делом, прислал Петру две книги: Боргсдорфа «Побеждающая крепость» с изложением принципов обороны крепостей и Римплера — «Римплерова манира о строении крепостей». Петр нашел, что «печать во оных книгах перед прежнею худа, не чиста и толста». Не удовлетворило царя и качество переплета — по его мнению, он был «очень дурен», от неумело сделанных корешков переплета книги «таращились». Петр не ограничился замечаниями, он давал советы, как исправить погрешности, проявив при этом вполне профессиональные познания в типографском и переплетном деле. Он обнаружил недостатки в начертании букв «б» и «п». «Литеру „буки“, также и „покой“ вели переправить, — пишет царь Мусину-Пушкину, — зело дурно сделаны почерком, также толсты».

Речь здесь шла об усовершенствовании гражданского шрифта, который должен был заменить церковнославянские литеры. Петр в этой работе принимал активное участие, добивался упрощенного начертания букв. В новом алфавите отсутствовали буквы со сложным звуковым сочетанием «кси» и «пси», устранены были и титлы. Первые книги, отпечатанные «новоизобретенными литеры», появились в 1708 году. Шрифт непрерывно совершенствовался и окончательно был утвержден Петром в 1710 году. Просмотрев образцы литер, он внес в них последние поправки и на оборотной стороне листа с азбукой написал: «Сими литерами печатать исторические и манифактурные книги». Еще раньше было изменено обозначение чисел: вместо букв числа стали изображать арабскими цифрами. Первая книга с арабскими цифрами появилась в 1703 году. Это был учебник, составленный талантливым педагогом Леонтием Магницким: «Арифметика, сиречь наука числительная».

Распространение книг при Петре достигло небывалых размеров. Если в XVII веке единственная типография в Москве выпускала преимущественно книги церковного содержания, то к концу жизни Петра в старой и новой столицах действовало шесть типографий, печатавших светские книги. Свыше трети из 320 книг гражданской печати, опубликованных с 1708 по 1725 год, было посвящено военной и военно-морской тематике. Печатались также книги юридического содержания, художественные произведения, словари, календари и т. д. К новым видам печатной продукции относились царские и сенатские указы, а также реляции о победоносных сражениях русских войск. Книги и реляции были богато иллюстрированы гравюрами иностранных и русских мастеров: Шхонебека, Пикарта, братьев Зубовых, Ростовцева и др.

Значительная часть печатавшихся в России книг являлась переводами с иностранных изданий. Петр и здесь не стоял в стороне, снабжая переводчиков соответствующими наставлениями. Ивану Зотову, переводившему книгу Блонделя об укреплении городов, царь в феврале 1708 года рекомендовал руководствоваться следующим правилом: сначала необходимо «выразуметь» смысл переводимого текста, а затем «на своем языке уже так писать, как внятнее может быть». Петра интересовала не близость перевода к оригиналу, а суть дела, возможность усвоить смысл переводимого. Поскольку книги предназначались «не празной ради красоты, но для вразумления и наставления», перевод должен быть лаконичным и понятным. Петр отправил в качестве образца отредактированный им перевод книги о хлебопашестве, из которого он изъял «лишние», по его мнению, сюжеты — они «время только тратят и у чтущи отъемлют».

С конца 1708 года Петр начал осуществлять губернскую реформу. Указ 18 декабря извещал о намерении «для всенародной пользы учинить 8 губерний и к ним росписать города». Суть реформы состояла в том, что между старинными уездами и центральными учреждениями в Москве, которым непосредственно подчинялась уездная администрация, появилась промежуточная инстанция — губернские учреждения. Губернии возглавляли губернаторы, наделенные всей полнотой административной, судебной и военной власти. Губернаторами царь назначил близких себе людей, пользовавшихся его доверием. Управление Петербургской губернией поручалось князю Меншикову, в Воронежскую был назначен адмирал Федор Матвеевич Апраксин, а в Казанскую — его брат Петр Матвеевич, в Московскую — боярин Стрешнев. Для организации губернской администрации предоставлялся годичный срок — новые учреждения должны были приступить к работе с 1710 года.

Создание губерний являлось ответной мерой Петра на восстания в Астрахани и на Дону, на непрекращавшиеся волнения в Башкирии, а также на сопротивление трудового населения сборам налогов, рекрутчине, принудительным мобилизациям на строительные работы. Губернские учреждения укрепляли власть на местах. Находясь поближе к возможным очагам неповиновения, губернские власти оперативно подавляли его в самом зародыше. Эти же власти широко использовали находившиеся в их распоряжении воинские команды для жестокого выколачивания налогов с населения.

Покидая в начале февраля Сумы, Петр оставил Репнину, Шереметеву и Меншикову указ, «что без меня чинить». Генералы должны были укомплектовать полки рекрутами, снабдить их вооружением и снаряжением. Что касается военных действий, то, как и раньше, надлежало наносить урон неприятелю неожиданными нападениями, «всяк оному причинять беспокойство» и следовать за ним «как близко возможно», однако смотреть, чтобы Карл не прорвался к Днепру, где он мог соединиться с войсками шведского генерала Крассау и польскими отрядами Станислава Лещинского. Уже находясь в Воронеже, царь еще раз обязал своих генералов уклоняться от генерального сражения: «А ежели неприятель захочет баталии, то до моего прибытия не давать главной баталии».