Я вспоминаю, как получил урок благодаря автоответчику писательницы Сьюзан Фарр. Когда я позвонил ей по какому-то вопросу, автоответчик сообщил мне, что если я звонил в такое-то время (был указан точный интервал времени в первой половине дня), то Сьюзан не ответила мне, потому что работала над очередной книгой. Этот ответ произвел на меня неизгладимое впечатление. Он очень понравился мне, и при написании этой книги я составил собственное сообщение автоответчика для электронной почты, этакий своеобразный ответ на все входящие письма. Ответ гласил: пока не будет закончена эта книга, я не буду проверять новые поступления электронной почты в промежутке с девяти часов утра до шести часов вечера. Так я застраховал себя от того, что каждый день в указанном мною промежутке времени буду отвлекаться хотя бы на обработку электронной почты. Спасибо, Сьюзан, за науку!

Прикинув, сколько времени вам может понадобиться каждый день для проверки входящих писем и написания ответов, запланируйте это время в своем рабочем графике. Лично я пришел к выводу, что мне должно хватить двух проверок электронной почты в день: первую проверку я делаю до обеда, а вторую – ближе к концу рабочего дня. Рекомендую и вам выбрать подходящий для себя график проверок электронной почты и неукоснительно придерживаться его.

Я отношусь к числу тех, кому лучше всего работается в утренние часы. Я встаю рано и работаю с полной отдачей примерно с семи до одиннадцати. Поэтому утром я категорически отказываюсь разбираться с электронной почтой. Определите, когда вы трудитесь с наибольшей производительностью, и не отвлекайтесь в это время на проверку писем.

Этот интервал времени является для вас своего рода священной коровой. В это время вы должны исключить не только проверку электронной почты, но и свое участие в любых встречах, совещаниях, переговорах и др. (если это, конечно, возможно). Планируйте выполнение менее важных задач, в том числе работу с почтой, на время, когда ваша производительность снижается. Такой подход обеспечит наиболее рациональное использование рабочего времени. Я пришел к выводу: когда в течение дня у меня накапливается усталость, вызванная моей максимальной концентрацией на выполнении текущего проекта, обработка электронной почты позволяет несколько расслабиться после напряженной умственной деятельности и иногда даже приносит определенное удовольствие.

В вашем ящике входящей почты должны находиться лишь непрочитанные сообщения. Ящик входящей почты – это не список заданий, покупок и предстоящих дел, отдельные разделы которого «болтаются» в нем неделями, так и оставшись невыполненными. В ящике входящей почты одного из моих клиентов одновременно пребывало свыше тридцати тысяч (!) писем. В моем присутствии этот клиент тщетно пытался найти последнее письмо, касавшееся конкретного проекта. Это невероятное количество входящих сообщений серьезно замедляло работу процессора, когда он начинал сортировать их. Я потратил вместе с этим клиентом несколько долгих часов, пытаясь найти и устранить все повторные и безнадежно устаревшие сообщения. В итоге нам удалось сократить число писем до каких-то жалких восьми тысяч. Впрочем, и ему, и мне была очевидна необходимость дальнейшей сортировки. А это подводит нас к следующему пункту списка.

Эффективное управление электронной почтой должно включать настройку и использование фильтров. Все почтовые программы электронной почты предусматривают возможность конфигурирования «правил» или «фильтров», позволяющих направлять сообщения в конкретные папки исходя из набора критериев, к числу которых могут относиться отправитель сообщения, тема сообщения и (или) его содержание. Если вы не пользуетесь внешним спам-фильтром, то можете направлять любой полученный вами спам непосредственно в «мусорную корзину», чтобы не тратить время на его просмотр и удаление вручную.

В моем компьютере есть несколько папок, предназначенных для определенных категорий электронной почты. Почтовая программа автоматически фильтрует всю входящую почту и направляет ее в одну из этих папок, основываясь на указанных критериях. Вот лишь несколько примеров.

Книга руководителя VirgoMan. Вся корреспонденция, которой я обмениваюсь со своим литературным агентом, редактором и издателем, немедленно направляется в эту папку.

Семинары под эгидой компании VirgoMan. Здесь содержится корреспонденция тех, кто желает получить дополнительную информацию о моих семинарах.

Ежемесячные счета. В эту папку идет вся соответствующая корреспонденция, в том числе получаемые мною предупреждения о необходимости срочно оплатить те или иные счета, а также все электронные счета и фактуры.

Текущие события и мероприятия. В эту папку направляются приглашения посетить те или иные события и мероприятия – либо с листов, на которые я подписался, либо присланные мне друзьями, родственниками или коллегами.

Покупки. В эту папку идут купоны и другие уведомления как от обычных магазинов, так и от интернет-магазинов, которым я отдаю предпочтение. Несмотря на то что я не очень-то часто делаю покупки (и тем более никогда ничего не покупаю, поддавшись первому порыву), всегда приятно видеть в продаже какую-нибудь интересную новинку, которую я не прочь приобрести. Впрочем, если сообщения такого рода слишком досаждают вам, отпишитесь от рассылки.

Семья. Здесь корреспонденция от моих близких родственников.

Клиенты. Папка «Клиенты» содержит несколько вложенных папок (в алфавитном порядке) – по одной для каждого из моих нынешних клиентов; кроме того, есть вложенная папка «Случайные клиенты» и папка под названием «Неактивные клиенты». В папку «Неактивные клиенты» перемещается папка клиента, чей проект уже завершен. Если этот клиент снова становится активным, его папка перемещается обратно в главную папку «Клиенты». В упрощенном виде эту иерархическую систему папок можно представить так.

• Клиенты:

? Бекка и Кэрол;

? Патти и Нина;

? Айрис;

? и т. д.

• Случайные клиенты.

• Неактивные клиенты:

? Аманда Бейкер;

? Ричард Нельсон;

? Марк Хоппер.

Вдобавок к папкам вы можете также настроить по собственному усмотрению внешний вид входящей электронной почты. Например, выделить полужирным шрифтом строку темы и поменять цвет для всех писем от клиентов или начальника.

Фильтры могут также «подчищать» за вами почту, которую вы уже успели обработать, автоматически убирая из ящика входящей почты все прочитанные сообщения по истечении суток с момента их прочтения. Таким образом, даже если вы забудете распределить эти письма по папкам, компьютер сделает это за вас.

Еще один способ сортировки писем – маркировка флажками. Подобно тегам для фотографий, о которых рассказывалось в главе 8, вы можете создать связанные сохраненные поиски для каждого флажка. В таком случае не потребуется создавать заново общие поиски каждый раз, когда вы захотите найти все сообщения, помеченные определенным флажком.

Использование панели предварительного просмотра внизу или сбоку от списка входящих писем позволит быстро просмотреть новые сообщения, которые могли «проморгать» ваши фильтры, а затем вручную перенаправить их в соответствующие папки.

Удивительно и иррационально, что едва вы очистите ящик входящей почты, он практически мгновенно наполнится вновь. Сообщения электронной почты плодятся как кролики. Я получаю все меньше и меньше глупых писем, поскольку никак не реагирую на них. Один из родственников регулярно присылает мне забавные истории, приколы и анекдоты, вычитанные в Интернете, – он полагает, что таким образом доставляет мне удовольствие. Между тем удовольствие я получаю далеко не всегда, но вместо того чтобы возмущаться и высказывать этому родственнику свои претензии, я открываю его послания, улыбаюсь (чаще – нет) и отправляю их в папку под названием «Корзина».