Есть у вас дома реальный шкаф для хранения документов или нет, представьте, что ваша папка «Документы» и есть такой виртуальный шкаф. В отличие от реального, в виртуальном шкафу нет выдвижных ящиков или полок, которые служили бы основой для структуры, – только папки. Итак, нам нужно создать главные папки, соответствующие самому высокому уровню (самым общим категориям) в нашей структуре, например «Финансы», или «Корреспонденция», или «Обустройство дома». Затем внутри каждой из таких папок мы создадим вложенные папки более конкретного назначения. Например, в папке «Корреспонденция» можно создать папки под названиями «Кредиторы», «Семья», «Друзья»…

Общее правило создания папок и присвоения им названий таково: наименования всегда должны быть достаточно конкретными для того, чтобы о содержимом мог догадаться любой человек (необязательно только вы), но не настолько специализированными, чтобы папка содержала лишь один файл.

Ниже приведен перечень главных папок на моем компьютере. Я привожу этот перечень для того, чтобы проиллюстрировать взаимосвязь этих папок в их общей иерархии.

Документы

• VirgoMan.

• Книги в работе.

• Медицина и здоровье.

• Корреспонденция, личная.

• Корреспонденция, профессиональная.

• Финансы.

• Сад и огород.

• Аспирантура.

• Канцтовары.

• Руководства пользователя.

• Фотографии.

• Рецепты.

• Путешествия.

Здесь важно отметить два момента. Во-первых, вы наверняка обратили внимание, что главные папки перечислены не в алфавитном порядке. Это объясняется тем, что я вставил пробел (или несколько пробелов) перед названиями некоторых главных папок, чтобы компьютер поместил их на самом верху списка. Поскольку компьютер упорядочивает названия папок строго в алфавитной последовательности, названия, начинающиеся с пробела (или нескольких пробелов), автоматически выносятся в начало списка. Эта особенность оказалась весьма полезной для меня, поскольку название моей компании начинается с буквы «V», но мне хотелось бы иметь возможность обращаться к этим папкам часто и быстро. Перемещение названий этих папок в начало списка означает, что мне не придется каждый раз «прокручивать» этот список сверху донизу в поисках нужной папки. Этот совет поможет и вам «заставить» часто используемые папки подняться в верхнюю часть списка.

Во-вторых, многие из этих главных папок содержат вложенные папки, что позволяет мне создавать еще более узконаправленные группы файлов. В частности, главные папки включают в себя следующие дополнительные.

Документы

• VirgoMan (главная папка).

? Файлы клиентов (с вложенными папками):

– VM иллюстрации;

– VM биографии, резюме и фотографии;

– VM контракты;

– VM подарочные сертификаты;

– VM связи с общественностью;

– VM тренинги и семинары.

Если опуститься еще на один уровень, структура выглядит так.

Документы

• VirgoMan.

? Файлы клиентов:

– Бекка и Кэрол;

– Патти и Нина;

– Айрис;

– Неактивные клиенты.

Если же опуститься еще на один уровень, мы обнаружим следующие вложенные папки.

Документы

• VirgoMan.

? Файлы клиентов:

– Бекка и Кэрол;

– Патти и Нина;

– Айрис;

– неактивные клиенты:

– Аманда Бейкер;

– Марк Хоппер;

– Ричард Нельсон.

Воспользовавшись вышеприведенной иллюстрацией в качестве ориентира, приступайте к составлению списка главных папок, которые у вас уже есть или которые планируете создать в папке «Документы».

Документы

___________________________________________

___________________________________________

Великолепно! А теперь укажите вложенные папки для каждой из своих главных папок.

_{(Главная папка из приведенного выше списка)}

___________________________________________

___________________________________________

Теперь вы можете либо скопировать приведенный выше список и рассматривать его как упражнение, либо после составления своего списка использовать его в качестве шаблона для создания папок на своем компьютере. В результате вам придется сделать именно это. Данное упражнение призвано настроить вас именно на такой способ мышления (мыслить категориями иерархической системы папок) и предоставить вам некую визуальную схему, с которой можно экспериментировать и изменять ее без каких-либо последствий.

Создайте столько иерархических уровней, сколько считаете нужным. Так или иначе ваша иерархическая система папок должна как можно точнее отражать структуру документов. В любом случае нужно позаботиться о том, чтобы, с одной стороны, в каждой из папок не было слишком много разнородных по содержанию документов и, с другой – чтобы среди папок не оказалось таких, где лишь по одному документу. В последнем случае для одиночных файлов всегда можно подобрать наиболее подходящее место среди уже существующих папок. Впрочем, если какой-либо из одиночных файлов вы не знаете, куда поместить, не остается ничего другого, как примириться с существованием папки, содержащей единственный файл, в надежде, что в будущем у него появятся компаньоны.

Обратите внимание: до сих пор мы еще ничего не изменили на жестком диске компьютера. Все, что мы к этому моменту сделали, было лишь подготовительной работой к сортировке и организации файлов на жестком диске.

Остались в прошлом времена DOS, когда в названиях файлов могло быть не больше восьми буквенно-цифровых символов, причем использование любых других символов вообще не допускалось. Современные компьютеры, как PC, так и Mac, позволяют именовать файлы практически как угодно. Разумеется, этим преимуществом нужно пользоваться по максимуму. Называйте каждый свой файл так, чтобы его было легко запомнить, легко найти и легко отличить от собратьев. В то же время желательно делать наименования по возможности краткими (впрочем, злоупотреблять аббревиатурами тоже не рекомендуется). Длинные названия плохи тем, что полностью увидеть их можно лишь в большом окне. Чтобы не заставлять себя (или кого-нибудь другого) теряться в догадках, пытаясь понять, что же означает этот набор символов, давайте файлам простые и понятные имена. Так, вместо того чтобы присваивать файлу название «229 West 138th Street, проект реконструкции системы отопления, вентиляции и кондиционирования, лето 20XX г., договоры со Смитом», воспользуйтесь вариантом, предложенным ниже.

Выберите единообразный язык, стиль или метод именования файлов и папок. Выработайте для названий собственную систему или свод правил, которые помогут вам. Если вашим компьютером пользуется кто-то еще, ознакомьте его с этими правилами и попросите их учитывать. Единообразие в присвоении имен файлам и папкам – лучший способ обеспечить легкий поиск документов, которыми вы не пользовались месяцами или даже годами.